Ratgeber · Rechtssicher arbeiten
GoBD für Ernährungsberater:innen: Was deine Rechnungen können müssen
Word-Rechnung geschrieben, PDF verschickt, fertig? Für das Finanzamt leider nicht. Was die GoBD von deinen Rechnungen verlangt — und wie du es ohne Steuerberater-Vokabular umsetzt.
- Rechnungen müssen unveränderbar sein — Word und Excel sind es nicht
- Storno statt Löschen: Korrekturen brauchen eine Spur
- Aufbewahrung: je nach Unterlage acht bis zehn Jahre
Worum es geht
Die GoBD gelten auch für deine Ein-Frau-Praxis.
Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“) gelten nicht erst ab einer Umsatzgrenze — sie gelten, sobald du geschäftlich Rechnungen schreibst. Auch als Kleinunternehmerin, auch nebenberuflich. Der Kern lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Das Finanzamt muss nachvollziehen können, dass deine Aufzeichnungen vollständig, richtig und nachträglich nicht verändert worden sind.
- Gilt unabhängig von Rechtsform und Umsatzhöhe
- Betrifft Rechnungen, Belege und deren Aufbewahrung
Unveränderbarkeit
Warum die Word-Rechnung das eigentliche Risiko ist.
Eine Rechnung als Word- oder Excel-Datei ist jederzeit spurlos änderbar — genau das ist das Problem. Bei einer Betriebsprüfung kann das dazu führen, dass deine Buchführung als nicht ordnungsgemäß gilt, mit Schätzung als möglicher Folge. Verlangt wird Unveränderbarkeit: Eine einmal gestellte Rechnung wird „festgeschrieben“ und kann danach nicht mehr still bearbeitet werden. Software löst das technisch; ein Dateiordner voller .docx-Dateien kann es prinzipbedingt nicht.
- Änderbar gespeicherte Rechnungen sind der häufigste GoBD-Verstoß in kleinen Praxen
- Festschreibung heißt: Nach dem Stellen ist Schluss mit Bearbeiten
Korrekturen
Storno statt Löschen — Fehler sind erlaubt, Spurlosigkeit nicht.
Tippfehler im Betrag, falsche Leistung, Klientin hat doch storniert — Korrekturen sind Alltag und völlig in Ordnung. Nur der Weg zählt: Die fehlerhafte Rechnung wird nicht gelöscht oder überschrieben, sondern storniert, und die korrigierte Fassung bekommt eine neue Nummer. So bleibt die Kette lückenlos: fortlaufende Rechnungsnummern ohne Löcher, und zu jeder Korrektur existiert die Spur.
- Nie löschen, immer stornieren
- Rechnungsnummern fortlaufend und lückenlos
Aufbewahrung
Acht bis zehn Jahre — und zwar im Original-Format.
Rechnungen und Buchungsbelege musst du acht Jahre aufbewahren (die Frist wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt), bestimmte andere Unterlagen weiterhin zehn. „Aufbewahren“ heißt dabei: im Original-Format, lesbar und maschinell auswertbar — ein Ausdruck im Ordner ersetzt die elektronische Fassung nicht. Und seit 2025 gilt zusätzlich: Als Unternehmerin musst du E-Rechnungen empfangen können, wenn Geschäftskunden sie dir schicken.
- Rechnungen/Belege: 8 Jahre, andere Unterlagen bis 10
- Elektronisch erhaltene Rechnungen elektronisch aufbewahren
- E-Rechnungs-Empfang ist seit 2025 Pflicht im B2B
Einordnung
Keine Rechtsberatung — aber eine Checkliste für heute.
Zum Abschluss die ehrliche Einordnung: Dieser Artikel ist eine Orientierung aus der Praxis für die Praxis, keine Steuer- oder Rechtsberatung — verbindliche Auskünfte für deinen Einzelfall gibt dir deine Steuerberatung. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Werkzeug ist GoBD kein Projekt, sondern ein Nebeneffekt. nutriam schreibt Rechnungen automatisch fest, nummeriert lückenlos und storniert statt zu löschen — du musst dafür nichts wissen und nichts tun.
- Checkliste: Festschreibung? Lückenlose Nummern? Storno-Weg? Elektronische Ablage?
In der Praxis
Vieles davon nimmt dir dein Werkzeug ab.
nutriam ist für genau diese Arbeitsweise gebaut: GoBD-konforme Rechnungen mit Festschreibung, dokumentierte Einwilligungen, saubere Akte. In der Live-Demo zeigen wir dir den kompletten Ablauf an einem echten Fall.
Passendes Werkzeug
Kostenlos, ohne Anmeldung.
Bevor du Rechnungen schreibst: Was von deinem Stundensatz nach Fixkosten, Absicherung und Steuer-Rücklage bleibt.