Ratgeber · Rechtssicher arbeiten
GoBD für Ernährungsberater:innen: Was deine Rechnungen können müssen
Word-Rechnung geschrieben, PDF verschickt, fertig? Für das Finanzamt leider nicht. Was die GoBD von deinen Rechnungen verlangt, und wie du es ohne Steuerberater-Vokabular umsetzt.
- Rechnungen müssen unveränderbar sein: Word und Excel sind es nicht
- Storno statt Löschen: Korrekturen brauchen eine Spur
- Aufbewahrung: je nach Unterlage acht bis zehn Jahre
Worum es geht
Die GoBD gelten auch für deine Ein-Frau-Praxis.
Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“) gelten nicht erst ab einer Umsatzgrenze. Sie gelten, sobald du geschäftlich Rechnungen schreibst. Auch als Kleinunternehmerin, auch nebenberuflich. Der Kern lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Das Finanzamt muss nachvollziehen können, dass deine Aufzeichnungen vollständig, richtig und nachträglich nicht verändert worden sind.
- Gilt unabhängig von Rechtsform und Umsatzhöhe
- Betrifft Rechnungen, Belege und deren Aufbewahrung
Unveränderbarkeit
Warum die Word-Rechnung das eigentliche Risiko ist.
Eine Rechnung als Word- oder Excel-Datei ist jederzeit spurlos änderbar: genau das ist das Problem. Bei einer Betriebsprüfung kann das dazu führen, dass deine Buchführung als nicht ordnungsgemäß gilt, mit Schätzung als möglicher Folge. Verlangt wird Unveränderbarkeit: Eine einmal gestellte Rechnung wird „festgeschrieben“ und kann danach nicht mehr still bearbeitet werden. Software löst das technisch. Ein Dateiordner voller .docx-Dateien kann es prinzipbedingt nicht.
- Änderbar gespeicherte Rechnungen sind der häufigste GoBD-Verstoß in kleinen Praxen
- Festschreibung heißt: Nach dem Stellen ist Schluss mit Bearbeiten
Korrekturen
Storno statt Löschen: Fehler sind erlaubt, Spurlosigkeit nicht.
Tippfehler im Betrag, falsche Leistung, Kund:in hat doch storniert: Korrekturen sind Alltag und völlig in Ordnung. Nur der Weg zählt: Die fehlerhafte Rechnung wird nicht gelöscht oder überschrieben, sondern storniert, und die korrigierte Fassung bekommt eine neue Nummer. So bleibt die Kette lückenlos: fortlaufende Rechnungsnummern ohne Löcher, und zu jeder Korrektur existiert die Spur.
- Nie löschen, immer stornieren
- Rechnungsnummern fortlaufend und lückenlos
Aufbewahrung
Acht bis zehn Jahre, und zwar im Original-Format.
Rechnungen und Buchungsbelege musst du acht Jahre aufbewahren (die Frist wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt), bestimmte andere Unterlagen weiterhin zehn. „Aufbewahren“ heißt dabei: im Original-Format, lesbar und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck im Ordner ersetzt die elektronische Fassung nicht. Und seit 2025 gilt zusätzlich: Als Unternehmerin musst du E-Rechnungen empfangen können, wenn Geschäftskunden sie dir schicken.
- Rechnungen/Belege: 8 Jahre, andere Unterlagen bis 10
- Elektronisch erhaltene Rechnungen elektronisch aufbewahren
- E-Rechnungs-Empfang ist seit 2025 Pflicht im B2B
Einordnung
Keine Rechtsberatung, aber eine Checkliste für heute.
Zum Abschluss die ehrliche Einordnung: Dieser Artikel ist eine Orientierung aus der Praxis für die Praxis, keine Steuer- oder Rechtsberatung: verbindliche Auskünfte für deinen Einzelfall gibt dir deine Steuerberatung. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Werkzeug ist GoBD kein Projekt, sondern ein Nebeneffekt. nutriam schreibt Rechnungen automatisch fest, nummeriert lückenlos und storniert statt zu löschen. Du musst dafür nichts wissen und nichts tun.
- Checkliste: Festschreibung? Lückenlose Nummern? Storno-Weg? Elektronische Ablage?
In der Praxis
Vieles davon nimmt dir dein Werkzeug ab.
nutriam ist für genau diese Arbeitsweise gebaut: GoBD-konforme Rechnungen mit Festschreibung, dokumentierte Einwilligungen, saubere Akte. In der Testphase spielst du den kompletten Ablauf an einem echten Fall durch, oder wir zeigen ihn dir in der Live-Demo.
Passendes Werkzeug
Kostenlos, ohne Anmeldung.
Bevor du Rechnungen schreibst: Was von deinem Stundensatz nach Fixkosten, Absicherung und Steuer-Rücklage bleibt.